В вопросах и ответах рассказываем о возможностях Экстерна, которые помогают сориентироваться в преимуществах учета в Экстерне. Проверьте, обо всех ли из них вы знаете и применяете в общении с клиентами.

Вопрос 1: Кто может вести учет в Экстерне

Короткий ответ — малые и средние предприятия, а также индивидуальные предприниматели.

Экстерн одинаково эффективен для ведения бухучета, расчета налогов и начисления зарплаты для всех организаций и ИП. Оптовые продажи, розничные и торговля на маркетплейсах, B2B и B2C, производство — Экстерн подходит для большинства популярных сценариев.

Индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета, но при этом обязаны вести налоговый учет доходов и расходов. Поэтому Учетный полезен даже для ИП без сотрудников

Кому подходит вести учет в Экстерне →

Вопрос 2: Как загружать первичку в Экстерн?

Короткий ответ — в любом виде, в каком она есть у клиента.

Внесение первичных документов — процесс рутинный, занимающий основное время бухгалтера. Экономия времени — ключ к сердцу бухгалтера. Если весь день заводить первичку, то к концу дня можно пропустить цифру или добавить лишнюю.

Автоматическая обработка первичных документов исключит возможные в бухучете ошибки и сделает его проще. Бесплатно можно воспользоваться любым из способов.

Как Экстерн работает с документами

1. Распознавание сканов документов. Не придется вручную переносить данные из отсканированной или сфотографированной накладной с синей печатью. Экстерн сам распознает файл и создаст документ в учетной программе, останется только проверить данные.
   
2. Загрузка из встроенного ЭДО. Можно легко создать счет на оплату, УПД, товарную накладную, акт выполненных работ в Экстерне и отправить сразу на подпись контрагенту. И наоборот, получить от него документы и сразу же подписать в учетной программе, не заходя в Диадок. Документ на подпись контрагенту передается сразу в утвержденном формате.
   
3. Простой обмен с интернет-банком. Отправка платежек в банк и получение банковской выписки, минуя ручную выгрузку и загрузку файлов.
   
4. Интеграция с другими продуктами Контура. Не придется дублировать данные в двух сервисах, они будут загружаться автоматически из Контур.Маркета и Контур.ОФД. Особенно актуально для компаний, которые занимаются розничными продажами или приемом оплат от физических лиц.
   

Вопрос 3: Чем полезны управленческие отчеты от Экстерна?

Короткий ответ — статистикой, на основе которой можно принимать управленческие решения и строить стратегию.

Что показывают управленческие отчеты:

• сведения об остатках товаров на складе;

• суммы задолженностей в расчетах с контрагентами;

• полную себестоимость выпущенной продукции;

• общую выручку и доходность каждого товара;

• расходы по поставщикам, которые можно учесть при расчете налога УСН;

• предварительный расчет НДС в любой момент с подсказками.

Вопрос 4: Как помогает расшифровка расходов при расчете налога УСН?

Короткий ответ — наглядно видно, какие расходы помогают уменьшить сумму налога.

Экстерн помогает правильно вести учет на УСН «Доходы минус расходы» — при этом варианте упрощенки часто возникают сложности с признанием расходов. Например, для признания стоимости товара в расходах, товар должен быть получен, передан покупателю и оплачен поставщику, а услуги оплачены и оформлены документально, и это только некоторые нюансы.

Экстерн умеет расшифровывать расходы по документам, загруженным в сервис. Видно на конкретных цифрах, какую задолженность перед контрагентами стоит погасить раньше, чтобы расходы были учтены.

При расчете налога бухгалтеры и предприниматели могут допускать ошибки в определении момента учета этих расходов. Экстерн помогает избежать этих ошибок.

Вопрос 5: Поможет ли Экстерн уменьшить НДС и снизить риск штрафа?

Короткий ответ — да, причем в любой момент, а не только по итогам квартала.

В разделе «Расчет налога НДС» можно посмотреть сумму, которую предстоит уплатить. Но главное — сервис подскажет, из чего складывается налог и как можно его снизить в отчетном квартале. Здесь же можно увидеть риски по штрафам, недостающие документы — и исправить ситуацию.

Инструмент пригодится не только компаниям и ИП на ОСНО, но и компаниям и ИП на УСН, которые после налоговой реформы только сейчас становятся плательщиками НДС.

Вопрос 6: Можно ли оформлять сотрудников неграждан РФ и не по трудовому договору?

Короткий ответ — да.

Рассчитывать выплаты, НДФЛ и взносы в Экстерне можно для исполнителей-физических лиц, которые устроены по трудовому договору и договору ГПХ, независимо от того, заключен договор с иностранцем или гражданином РФ. Сервис автоматически подбирает нужный тип начисления страховых взносов: например, при оформлении договора на аренду помещения с физлицом Экстерн не начисляет взносы. Для сотрудника, получившего исполнительный лист, система рассчитает ежемесячные удержания на указанный пользователем процент от зарплаты.

Вопрос 7: Отчеты по налогам и кадрам сформируются автоматически?

Короткий ответ — да, если подключен тариф «Учетный» или модификатор учета.

Отчетность формируется на основе данных учета, начислений и кадровых мероприятий. Например, после увольнения сотрудника сервис создаст задачу по отправке отчета в СФР и заполнит его.

Десятки лет назад бухгалтеры отдельно вели учет и регистры по налогам и лишь по итогу периода на основе сформированных регистров заполняли бланк отчета. Форма отчета меняется довольно часто. А значит нужно не только рассчитать зарплату, но и знать, как заполнить правильно отчет, форма которого может постоянно меняться.

Автоматическое формирование отчетности снимает с бухгалтера необходимость знать все нюансы заполнения формы отчета и заполнять «с нуля». Остается только проверить. А значит бухгалтер может существенно сэкономить время.

Вопрос 8: Учитывает ли Экстерн прогрессивную шкалу НДФЛ?

Короткий ответ — да.

С 2025 года действует новая шкала НДФЛ, есть несколько баз для расчета налога. Теперь нужно отдельно рассчитывать НДФЛ с зарплатной части и районных коэффициентов, а затем указывать эти суммы в разных строках уведомления. И делать это нужно дважды в месяц.

Экстерн держит все эти расчеты в порядке. Если налоговая база конкретного сотрудника превысит лимит по той или иной шкале, сервис подсветит применение повышенной ставки.

Дополнительно в сервисе есть расшифровка данных отчета 6-НДФЛ. Можно посмотреть, из каких сумм налога складываются финальные отчисления, к каким налоговым базам применялись конкретные ставки.

Вопрос 9: Как можно работать с ЕНС прямо в Экстерне?

Короткий ответ — отслеживать историю операций и распределение средств.

Единый налоговый счет появился сравнительно недавно. До этого бухгалтеру важно было просто сформировать верно платежное поручение по налогу и подписать платеж в банке. Верная платежка погашала обязанность по конкретному налогу. Затем по итогу квартала можно было запросить справку из ФНС и посмотреть «баланс» в разрезе каждого налога. если цифры не сходились, то на проверку чаще всего попадал один или несколько налогов.

Теперь нет разницы между НДС и страховыми взносами при оформлении платежки на их уплату, но зато появились уведомления и необходимость у бухгалтера ежемесячно сверяться с тем, как налоговая распределила платежи по обязательствам.

От сверки с единым налоговым счетом зависит и правильность учета и планирование платежей и даже учет расходов при упрощенной системе налогообложения.

Сведения о состоянии единого налогового счета отображаются прямо в Экстерне, не нужно обращаться в налоговую или отдельно заходить в личный кабинет на сайте ФНС.

В истории операций отображается актуальный баланс и то, как налоговая служба распределила перечисленные на ЕНС деньги. Еще всегда можно посмотреть, какие платежи предстоят в ближайшее время.

Данные о распределении сумм со счета автоматически подгружаются в бухучет, нужно только подтвердить проводки по зачету обязательств по налогам со счета ЕНС, нажав кнопку «Сохранить».

Вопрос 10: Может ли нотариус вести учет в Экстерне?

Короткий ответ — да, может.

Нотариус самостоятельно ведет свою деятельность и отчитывается по ней. Как и ИП на ОСНО, нотариусы по итогу года заполняют 3-НДФЛ. 3-НДФЛ в Учетном формируется автоматически.

Отличие нотариусов от ИП на ОСНО в том, что они не являются плательщиками НДС, а значит исходящие документы формируют «Без НДС» и не сдают отчетность по НДС.